Scrum in het communicatievak

Waarom sprints werken (en waar het schuurt)

TL;DR

• Kern: scrum, oorspronkelijk uit de IT, kan gebruikt worden als methode om grote communicatieprojecten op te knippen in behapbare brokken (sprints).
• Wanneer relevant: vooral bij complexe projecten met veel deelproducten, zoals een jaarverslag of een participatietraject.
• Reflectie: in plaats van enkel op de productie en output te letten, gaat het ook om constante reflectie op de veranderende omgeving of situatie.
• Key takeaway: stop met plannen voor de komende 6 maanden; focus op wat je de komende 2 weken écht kunt afmaken.

De illusie van het perfecte communicatieplan

Herken je dit? Je schrijft een lijvig communicatieplan voor een project dat best weleens een jaar kan gaan duren. Tegen de tijd dat de eerste uitingen de deur uitgaan, is de wereld veranderd, is het budget heroverwogen en heeft je opdrachtgever een heel ander idee over de koers.

Of nog erger: je bent met je project lekker bezig en het één volgt logisch op het ander… Wat je doet is logisch en effectief. Wat je ooit bedacht was ook prima en goed onderbouwd. En dat die 2 van elkaar verschillen is heus niet erg… totdat je aan het einde van de rit je documenten moet archiveren. Vooral bij de overheid hoort dat er nou eenmaal bij. Vaker dan me lief is heb ik door 10 versies en herziene plannen moeten zoeken: wélk deel van wélk plan was nou de “uiteindelijke”? Of ik ging met terugwerkende kracht een prachtig communicatieplan van onder naar boven herschrijven om het weer kloppend te krijgen met de werkelijkheid.

Enter scrum: in mini-sprintjes naar de eindstreep
Hier komt dus de “Scrum”-methode om de hoek kijken. Scrum is gebaseerd op korte werkperioden, zogenaamde ‘sprints’, waarin teams concrete doelen nastreven. Korte perioden worden afgesloten met een evaluatie en planning voor de volgende periode. Het komt oorspronkelijk uit IT-land, en wordt veelvuldig gebruikt bij het ontwikkelen van nieuwe producten.

Wat is Scrum eigenlijk in ons vak?

Scrum is een agile werkwijze die we als communicatieprofessionals prima kunnen lenen van de softwarewereld, mits we de juiste vertaalslag maken. In plaats van maandenlang in je eentje te ploeteren op een eindproduct, werk je in korte periodes – sprints – van meestal twee weken. Na elke sprint lever je iets concreets op. Dat kan een concepttekst zijn, een eerste ontwerp of een geteste socialmediastrategie.

Hoewel de basis werd gelegd door Jeff Sutherland in de jaren ’90, is voor ons vooral de Reflectieve Communicatie Scrum van Betteke Ruler interessant. Zij laat zien dat we niet simpelweg ‘productjes’ moeten schuiven, maar constant moeten kijken naar de impact op de omgeving.

Zo werkt Scrum in jouw (communicatie) praktijk

Maak een backlog in plaats van een jaarplan of communicatieplan
Stel dat je een grote participatiecampagne moet opzetten voor een herinrichting in de buurt. In plaats van een jaarplan, maak je een ‘backlog’. Dit is een grote lijst met álles wat er moet gebeuren: teksten schrijven, bewonersavonden plannen, de website bouwen.

Kies per sprint met welke prioriteiten je aan de slag gaat
In een sprint van twee weken spreek je met team (bijvoorbeeld een vormgever en een projectleider) af welke taken nu prioriteit hebben. Elke ochtend, of een paar keer per week, sta je even 15 minuten bij elkaar (de daily stand-up) om te bespreken wat je hebt gedaan en waar je vastloopt. Een einde dus aan de lange vergaderingen waarin de helft van de tijd wordt verspild met uitvogelen van “hoe zat het ook alweer?” en “wie zou dat ook alweer oppakken?”. Gewoon even kort de koppen bij elkaar bij het koffiezetapparaat is genoeg.

Gebruik de reflectiecyclus om de strategie aan te scherpen
Het belangrijkste onderdeel van deze methode komt na de sprint. Het is namelijk lekker dat je al een concreet stukje ‘af’ hebt, maar daar blijft het natuurlijk niet bij. Dit is het moment waarop je reflecteert op de strategie. Betteke van Ruler noemt dit de ‘review en retrospectief’. In plaats van blind de volgende taken van je lijst af te vinken, stel je kritische vragen: bereiken we nog het gewenste effect? Is er in de politiek of in de buurt iets veranderd waardoor onze volgende sprint anders moet?

Blijf continu leren door te doen
Deze constante cirkel van plannen, doen en evalueren zorgt ervoor dat je plan nooit veroudert. Je leert gaandeweg wat werkt en wat niet. Zo voorkom je dat je aan het eind van het jaar een prachtig resultaat hebt (bijvoorbeeld een mooi uitgewerkte campagne) waar niemand meer op zit te wachten, of waar effect en impact uitblijven.

Samengevat is de scrum-methode een kwestie van:

• Duidelijke doelstellingen formuleren
• Samenstellen van een multidisciplinair team
  of in elk geval iemand waar je tussentijds feedback van ontvangt
• Backlog opstellen
• Planning van sprints
• Dagelijkse stand-ups
• Sprint reviews en retrospectives

En de voordelen daarvan zijn:

• Flexibiliteit: Door korte sprints kunnen plannen snel worden aangepast.
• Betere samenwerking: Regelmatige communicatie zorgt voor meer betrokkenheid.
• Snelle resultaten: Concrete opleveringen per sprint zorgen voor zichtbare voortgang.
• Continu verbeteren: Feedbackmomenten stimuleren voortdurende optimalisatie.

Mijn kanttekening: Scrum is geen religie

Ik zie vaak dat bureaus Scrum gebruiken alsof het een religieuze overtuiging betreft. Alles moet volgens de regeltjes. Maar laten we eerlijk zijn: communicatie is geen software. Wij hebben te maken met emoties, plotselinge persvragen en bestuurlijke grillen die zich niet altijd in een spint laten vangen – zelfs al duurt die maar twee weken. Het hele idee achter de sccum-methode is dat je constant flexibel moet meebewegen met de eeuwig veranderende realiteit. Dat is dus belangrijker dan het aantal post-its op de muur.

Bij scrum in ons vak heb ik ook weleens moeite met de focus op productie. Soms heeft een goed creatief concept tijd nodig om te rijpen. Je kunt een briljant idee niet altijd inplannen voor de sprint van volgende week donderdag. Gebruik Scrum dus als gereedschap voor je proces, maar laat het nooit je creativiteit in de weg zitten.

Scrummen hóeft geen teamsport te zijn

Als jij een leuke YouTube video aanklikt die uitlegt wat de scrum-methode is, dan zie je dat je een heel team nodig hebt. De waarheid is echter praktischer: Scrum is een denkwijze. Juist als je als adviseur solo op een groot dossier zit, helpt deze methode je om de regie te houden en niet te verdrinken in de waan de van de dag – of in veel te abstracte ambities voor de lange termijn.

In je eentje ben je zowel de architect als de uitvoerder. Door je werk in sprints op te knippen, dwing je jezelf om keuzes te maken. Je kunt jezelf niet langer kwellen met zware taken (“ik werk deze maand aan de begroting”), omdat je het kleiner moet maken (“ik focus me deze week op de infographics”). Dat geeft rust, focus én een gevoel van vooruitgang.

Dat je na de sprint iets hebt om met anderen te delen, zorgt daarnaast voor die oh zo belangrijke feedback. Je weet dat je goed op weg bent of dat je hier of daar nog moet aanpassen. Ik daag je uit om feedback niet enkel bij bestuur of opdrachtgever te halen. Want de échte prof pakt bij tussentijdse output natuurlijk zijn/haar kans om het voor te leggen aan de eindgebruiker, ontvanger of lezer!

Wat doe je ermee?

Wil je morgen beginnen? Maak het niet te groot. Begin eens met je eigen backlog: schrijf al je taken voor een project op losse post-its. Kies de drie belangrijkste taken voor deze week en spreek met een collega af dat je die aan het eind van de week laat zien. Dat is de essentie: transparantie en focus.

---

Bonus! Voorbeelden: zo pas je de flow toe

Om je een beeld te geven van hoe je die flow toepast, heb ik hieronder twee scenario’s voor je uitgebeeld. Je kunt in de visual zelf schakelen tussen de voorbeelden:

• Scenario 1: het complexe omgevingsproject
  Hoe navigeer je door een politiek gevoelig dossier waarbij je samenwerkt met technici en andere projectleiders? In dit voorbeeld zie je hoe je via een gezamenlijke backlog zorgt dat communicatie een integraal onderdeel van het project is.
• Scenario 2: de solo-scrum bij contentproductie
  Hoe pak je een monsterklus aan zoals de begroting of een jaarverslag, als jij de enige bent die de communicatie verzorgt? Hier ligt de focus op het ontleden van de informatie en het bewaken van je eigen focus.

Kies hieronder een scenario om de stappen te bekijken:

---

Geïnspireerd door:

• Reflectieve Communicatie Scrum – Betteke van Ruler.
  Een absolute aanrader voor wie wil begrijpen waarom communicatie geen lineair proces is.
• Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time – Jeff Sutherland.
  De oorsprong van de methode.